RGPD et données clients : l'essentiel pour indépendants

C'est vous le responsable

Selon le RGPD, votre commerce est le responsable du traitement : vous décidez quelles données conserver et pourquoi. Votre logiciel d'agenda est sous-traitant : il conserve les données pour vous et ne peut rien en faire d'autre. Vérifiez pour chaque outil où sont les données. Dans l'Union européenne, c'est le plus simple.

Que pouvez-vous conserver ?

Tout ce qui est raisonnablement nécessaire au rendez-vous : nom, coordonnées, prestation, horaire. Ainsi que les notes pratiques utiles à votre travail, comme une allergie ou une préférence. Ne demandez pas plus que nécessaire. Une date de naissance n'est pas utile pour une coupe ; si vous la voulez pour une action anniversaire, rendez le champ facultatif et dites à quoi il sert.

Données de santé : prudence accrue

Kinés, ostéopathes, diététiciens et psychologues traitent des données de santé, soumises à des règles plus strictes. Gardez les rapports médicaux dans le logiciel de dossiers prévu à cet effet, et ne mettez dans l'agenda que l'utile pour planifier. Suivez aussi les règles de votre profession.

Promotions : consentement séparé

Une confirmation ou un rappel pour un rendez-vous pris par le client fait partie du service : vous pouvez l'envoyer. Promotions, newsletters et actions, c'est autre chose. Demandez un consentement explicite, avec une case non cochée par défaut, et prévoyez dans chaque message un moyen simple de se désinscrire. Notez le choix de chaque client. En cas de doute : demandez.

Combien de temps conserver ?

Pas plus que nécessaire. Pour un habitué, l'historique est utile. Un client absent depuis des années, mieux vaut le supprimer. Factures et comptabilité ont leurs propres délais légaux ; demandez-les à votre comptable. Fixez-vous une règle simple et appliquez-la.

Que peuvent demander vos clients ?

• Accès : quelles données vous avez sur eux.
• Rectification : corriger une erreur.
• Effacement : faire supprimer leurs données, sauf obligation légale.
• Opposition aux promotions : vous arrêtez aussitôt.

Sécurité et fuites de données

Utilisez un mot de passe solide et la vérification en deux étapes, ne partagez pas votre accès et déconnectez-vous des appareils qui ne sont pas à vous. En cas de fuite, par exemple un portable volé avec une liste de clients, il faut en principe la notifier dans les 72 heures à l'Autorité de protection des données. Leur site explique comment.

Comment mijnklant.vip vous aide

• Données dans une base sécurisée dans l'UE (Francfort) ; mijnklant.vip est sous-traitant.
• La vérification en deux étapes est obligatoire pour chaque compte.
• Consentement par client ; les mailings ne vont qu'à ceux qui ont dit oui.
• Demander l'anniversaire est possible, jamais obligatoire sauf si vous le choisissez.
• Une sauvegarde de toutes vos données en un clic.