GDPR en klantgegevens: wat moet je als zelfstandige weten?
De GDPR (in het Nederlands ook AVG) klinkt als iets voor grote bedrijven met juristen. Maar ook wie een kapsalon of praktijk heeft, verwerkt persoonsgegevens: namen, gsm-nummers, afspraken. Het goede nieuws: met een paar duidelijke gewoontes zit je goed.
Hou enkel bij wat je nodig hebt voor de afspraak, vraag aparte toestemming voor promoties, bewaar gegevens veilig en niet langer dan nodig, en geef klanten op vraag inzage of wis hun gegevens. Jij bent verantwoordelijk; je software is verwerker. Dit artikel is geen juridisch advies.
Jij bent de verantwoordelijke
Onder de GDPR ben jij als zaak de verwerkingsverantwoordelijke: jij beslist welke gegevens je bijhoudt en waarvoor. Je agenda- of boekingssoftware is verwerker: die bewaart de gegevens voor jou en mag ze nergens anders voor gebruiken. Kijk bij elke tool na waar de gegevens staan. Binnen de Europese Unie is het eenvoudigst.
Wat mag je bijhouden?
Alles wat je redelijkerwijs nodig hebt om de afspraak te laten doorgaan: naam, contactgegevens, de dienst, het tijdstip. Ook praktische notities die je werk beter maken, zoals een allergie of een voorkeur. Vraag niet meer dan nodig. Een geboortedatum heb je niet nodig voor een knipbeurt; wil je hem voor een verjaardagsactie, maak het veld dan niet verplicht en zeg waarvoor het dient.
Gezondheidsgegevens: extra voorzichtig
Kinesisten, osteopaten, diëtisten en psychologen werken met gezondheidsgegevens. Die vallen onder een strengere categorie. Hou medische verslagen in de dossiersoftware die daarvoor bedoeld is, en zet in je agenda enkel wat je praktisch nodig hebt om de afspraak te plannen. Volg ook de regels van je beroepsgroep.
Promoties: aparte toestemming
Een bevestiging of herinnering over een afspraak die de klant zelf maakte, mag je sturen: die hoort bij de dienst. Promoties, nieuwsbrieven en acties zijn iets anders. Vraag daar uitdrukkelijk toestemming voor, met een vinkje dat niet vooraf aangevinkt staat, en bied in elk bericht een makkelijke manier om af te haken. Noteer per klant of die ja zei. Bij twijfel: vraag het gewoon.
Hoe lang bewaar je gegevens?
Niet langer dan nodig. Voor een vaste klant is een historiek nuttig. Een klant die al jaren niet meer kwam, kan je beter opruimen. Facturen en boekhouding hebben hun eigen wettelijke bewaartermijnen; vraag die na bij je boekhouder. Leg voor jezelf een eenvoudige regel vast en pas die toe.
Wat mogen je klanten vragen?
- Inzage: welke gegevens je over hen hebt.
- Verbetering: een fout laten aanpassen.
- Wissen: hun gegevens laten verwijderen, tenzij je ze wettelijk moet bewaren.
- Bezwaar tegen promoties: dan stop je meteen.
Beveiliging en datalekken
Gebruik een sterk wachtwoord en tweestapsverificatie, deel je login niet en meld je af op toestellen die niet van jou zijn. Raakt er toch iets gelekt, bijvoorbeeld een gestolen laptop met een klantenlijst, dan moet je dat in principe binnen 72 uur melden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Op hun website staat hoe dat moet.
Zo helpt mijnklant.vip
- Gegevens in een beveiligde database in de EU (Frankfurt); mijnklant.vip is verwerker.
- Tweestapsverificatie is verplicht voor elk account.
- Toestemming voor promoties per klant; mailings gaan enkel naar wie ja zei.
- Verjaardag vragen kan, maar nooit verplicht voor de klant tenzij jij dat kiest.
- Een reservekopie van al je gegevens met één klik.
Geschreven door Moof, het team achter mijnklant.vip in Rekkem. Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.